تتبّع مستندات الموظفين وصلاحيتها في الإمارات ومصر
احفظ كل جواز سفر وهوية إماراتية وتأشيرة وتصريح عمل وعقد في مكان واحد مع تاريخ انتهائه. يذكّر Mira HR الموارد البشرية قبل انتهاء أي مستند بوقت كافٍ، ويُظهر من ينقصه مستند إلزامي، ويحفظ ملفات كل موظف في مجلده الخاص.
الهوية الإماراتيةأميرة ك.
تنتهي خلال 30 يومًاصالح حتى 18/10/2028
أُرسل تذكير بالبريد · قبل 30 يومًا
- emirates-id.pdfالإصدار 1
- emirates-id.pdfالإصدار 2 · ملف جديد
قبل وبعد
أين يتعثر تتبّع المستندات عادةً
قبل
تواريخ الانتهاء في جدول بيانات يحدّثه أحدهم حين يتذكر. تنتهي تأشيرة إقامة، ولا تعلم الموارد البشرية بذلك إلا حين يذكره الموظف.
مع Mira HR
يحمل كل مستند تاريخ انتهائه. يذكّر Mira HR الموارد البشرية قبل 90 و60 و30 يومًا، داخل Mira HR وبالبريد الإلكتروني، وإذا حلّ التاريخ دون تجديد يُصعَّد التذكير إلى مالكي الشركة.
قبل
نسخ جوازات السفر متفرقة بين رسائل البريد والمجلدات المشتركة. لا أحد متأكد أيّ نسخة هي الأحدث، ولا من يستطيع فتحها.
مع Mira HR
تُحفظ المستندات في شجرة مجلدات واحدة، مع مجلد شخصي لكل موظف. يصبح الملف الجديد إصدارًا جديدًا من المستند نفسه، ويتحقق كل تنزيل من صلاحية وصول الشخص أولًا.
قبل
مضى على الموظف الجديد شهران، ولم ينتبه أحد إلى أن نسخة هويته الإماراتية لم تصل قط.
مع Mira HR
تعرض قائمة «يتطلب الانتباه» من ينقصه مستند إلزامي بحسب دولتك وجنسية الموظف: تأشيرة الإقامة وبطاقة العمل للموظفين الأجانب فقط في الإمارات، والرقم القومي للمواطنين المصريين.
الإمكانات
كل مستند وكل تاريخ في مكان واحد
مستندات الشركة والموظفين في شجرة مجلدات واحدة
نظّم مستندات الشركة كما اعتدت — السياسات والعقود والأرشيف — في مجلدات ومجلدات فرعية. أما مستندات الموظفين فتوضع تحت «الموظفون»، في مجلد شخصي لكل شخص. يعرض السجل فوق الشجرة عدد المستندات المنتهية والتي تنتهي خلال 30 يومًا، ويضيّق البحث وعوامل التصفية محتوى أي مجلد. ارفع ملفًا جديدًا إلى مستند موجود فيصبح إصداره التالي، وتبقى الإصدارات السابقة في سجل الإصدارات. يتحقق كل تنزيل من صلاحية وصول الشخص إلى ذلك المستند. الحذف ينقل المستند أو المجلد إلى سلة المحذوفات، ويمكنك استعادته منها، ولا يُحذف نهائيًا إلا حين يحذفه نهائيًا شخص له صلاحية على السلة.
- مجلدات ومجلدات فرعية لمستندات الشركة
- مجلد شخصي لكل موظف
- إصدارات الملفات مع سجل للإصدارات
- سلة محذوفات مع الاستعادة قبل أي حذف نهائي
أنواع مستندات للإمارات ومصر، وأنواعك الخاصة
لكل مستند نوع، والنوع يحدد حقوله وتاريخ انتهائه. يأتي Mira HR بالأنواع التي تحتاجها في الإمارات — جواز السفر، والهوية الإماراتية، وتأشيرة الإقامة، وبطاقة العمل / تصريح العمل، والتأمين الصحي، وتأمين ILOE — وفي مصر: الرقم القومي، وجواز السفر، وتصريح العمل، وتأشيرة العمل، والتأمينات الاجتماعية (NOSI)، إلى جانب عقد العمل بنوعه ولغته. تحتاج شيئًا آخر؟ أنشئ نوعك الخاص لمستند موظف أو مستند شركة، وأضف حقولًا نصية أو رقمية أو تاريخًا أو اختيارًا، وحدّد تاريخًا واحدًا ليكون تاريخ الانتهاء، وقرّر إن كان المستند إلزاميًا. أوقف نوعًا مدمجًا لا تستخدمه: لن يُعرض عند رفع مستندات جديدة، بينما تحتفظ المستندات المرفوعة سابقًا بتذكيراتها.
- أنواع مدمجة للإمارات ومصر بحقولها الخاصة
- أنواع مخصّصة لمستندات الموظفين والشركة
- أي حقل تاريخ في النوع المخصّص يمكن أن يكون تاريخ انتهائه
- أوقف الأنواع المدمجة التي لا تحتاجها
تذكيرات بالانتهاء قبل 90 و60 و30 يومًا
يراقب Mira HR تاريخ انتهاء كل مستند. للتأشيرات والهويات وتصاريح العمل والرخص والعقود، تتلقى الموارد البشرية تذكيرًا قبل التاريخ بـ90 و60 و30 يومًا، أما وثائق التأمين فتأتي تذكيراتها قبل 30 و14 و7 أيام. تظهر التذكيرات في التنبيهات داخل Mira HR وتصل بالبريد الإلكتروني. وإذا بلغ المستند تاريخ انتهائه دون تجديده، يُصعَّد التذكير إلى مالكي الشركة، ويليه تذكير آخر بعد أسبوع. ولكل نوع مستند مواعيد تذكير خاصة به، فتأشيرة الإقامة يمكن أن تحصل على مهلة تنبيه مختلفة عن وثيقة التأمين الصحي.
- 90 و60 و30 يومًا للتأشيرات والهويات والتصاريح والعقود
- 30 و14 و7 أيام لوثائق التأمين
- داخل Mira HR وبالبريد الإلكتروني
- التصعيد إلى المالكين في تاريخ الانتهاء
قائمة واحدة لكل ما يتطلب الانتباه
تجمع «يتطلب الانتباه» كل ما على الموارد البشرية التصرف فيه في أربعة أقسام: المستندات المنتهية، والمستندات التي تنتهي خلال 30 يومًا، والمستندات الإلزامية الناقصة، والمستندات التي لم يُملأ تاريخ انتهائها قط. ما يُعدّ إلزاميًا يتبع دولتك وجنسية كل موظف. الجميع يحتاج إلى عقد عمل. في الإمارات يحتاج كل موظف أيضًا إلى جواز سفر وهوية إماراتية، والموظفون الأجانب إلى تأشيرة إقامة وبطاقة عمل؛ وفي مصر يحتاج المواطنون إلى الرقم القومي، والموظفون الأجانب إلى جواز سفر وتصريح عمل وتأشيرة عمل. وتُضاف للجميع الأنواع المخصّصة التي تحددها إلزامية. يحصل الموظفون الجدد على 30 يومًا من تاريخ التعيين قبل أن يظهر المستند الناقص متأخرًا. ولكل صف إجراء واحد: استبدال الملف، أو الرفع مع تحديد النوع والمالك مسبقًا، أو تعيين التاريخ.
- منتهية، وتنتهي خلال 30 يومًا، وناقصة، وبلا تاريخ انتهاء
- المستندات الإلزامية بحسب الدولة والجنسية
- مهلة 30 يومًا للموظفين الجدد
- إجراء واحد لكل صف: استبدال أو رفع أو تعيين التاريخ
نهاية العقد ونهاية فترة التجربة في موعدهما
المستندات ليست وحدها التواريخ التي تفوت. حين يقترب عقد الموظف محدد المدة من نهايته، يذكّر Mira HR الموارد البشرية والموظف قبل 90 و60 و30 يومًا، بالبريد الإلكتروني وداخل Mira HR؛ أما العقد غير محدد المدة فلا يرسل تذكيرات، والعقد المجدَّد يوقفها. وحين توشك فترة التجربة على الانتهاء، تتلقى الموارد البشرية تذكيرًا قبل آخر يوم بـ14 و7 أيام ويوم واحد، ليُتخذ قرار تثبيت الموظف في وقته لا أن يُكتشف بعد فوات الأوان.
- نهاية العقد محدد المدة: قبل 90 و60 و30 يومًا
- يتلقى الموظف أيضًا تذكيرًا بعقده
- نهاية فترة التجربة: قبل 14 و7 أيام ويوم واحد
«مستنداتي» ووصول تتحكم فيه
يرى الموظفون مستنداتهم في صفحة «مستنداتي» ضمن ملفهم الشخصي، ويمكنهم رفع ملف بأنفسهم، فيذهب مباشرة إلى مجلدهم الشخصي. يُضبط الوصول على المجلدات وعلى المستندات المفردة: «قراءة» تتيح للشخص الفتح والتنزيل، و«كتابة» تتيح له التعديل، و«إدارة الوصول» تتيح له منح الوصول لغيره. ترث المستندات وصول مجلدها ما لم تضبطه بشكل منفصل، ولمجلد «الموظفون» وصول خاص به منفصل عن بقية الشجرة. امنح زميلًا وصولًا إلى مستند واحد، فيظهر له تحت «تمت مشاركته معي» في المستندات.
- «مستنداتي» لكل موظف
- وصول لكل مجلد ولكل مستند
- مستويات القراءة والكتابة وإدارة الوصول
- «تمت مشاركته معي» للمستندات المشاركة شخصيًا
الخطوات
كيف يعمل
اختر أنواع مستنداتك
أنواع الإمارات ومصر جاهزة للاستخدام. أوقف ما لا تحتاجه وأضف أنواعك الخاصة.
ارفع المستندات بتواريخها
أضف كل مستند إلى المجلد الشخصي للموظف أو إلى مجلد للشركة، مع تاريخ انتهائه.
تلقَّ التذكير قبل انتهاء أي شيء
يذكّر Mira HR الموارد البشرية قبل كل تاريخ انتهاء، والمالكين إذا مرّ التاريخ دون تجديد.
أنجز قائمة «يتطلب الانتباه»
استبدل الملفات المنتهية، وارفع المستندات الناقصة، واملأ التواريخ الفارغة من قائمة واحدة.
القواعد المحلية
المستندات التي تتتبّعها فعلًا فرق الإمارات ومصر
الإمارات العربية المتحدة
- الهوية الإماراتية وتأشيرة الإقامة وبطاقة العمل / تصريح العمل وجواز السفر بتواريخ انتهائها
- تذكيرات بانتهاء التأمين الصحي وتأمين ILOE
- تأشيرة الإقامة وبطاقة العمل إلزاميتان للموظفين الأجانب فقط
- نوع العقد ولغته في عقد العمل، مع تذكيرات بتاريخ نهايته
مصر
- الرقم القومي للمواطنين المصريين بتاريخ انتهائه
- جواز السفر وتصريح العمل وتأشيرة العمل للموظفين الأجانب بتواريخ انتهائها
- رقم التأمينات الاجتماعية (NOSI) محفوظ مع مستندات الموظف
- نوع العقد في عقد العمل، مع تذكيرات بتاريخ نهايته
ذات صلة
يعمل مع
التهيئة وإجراءات المغادرة
برامج بمراحل ومواعيد نهائية، ولوحة لكل موظف جديد، وقوائم الإجراءات الحكومية في الإمارات ومصر، ومغادرة مع التحقق من الأصول، ومع وحدة الرواتب التحقق من التسوية النهائية.
الموارد البشرية الأساسية
سجلات الموظفين، والهيكل التنظيمي، والكيانات القانونية، والإجازات النظامية، وتقويم الفريق، والأصول، والدردشة، والمهام، وقاعدة المعرفة.
الخدمة الذاتية للموظفين
مساحة خاصة بكل موظف في Mira HR: الملف والمستندات والأصول، والإجازات مع الأرصدة، والطلبات، ومع وحدة الرواتب قسائم الرواتب وطلبات استرداد المصروفات. على Android ضمن الوصول المبكر.
تحليلات وتقارير الموارد البشرية
عدد الموظفين ومعدل الدوران السنوي واتجاهات التعيين، وتقارير جاهزة للموارد البشرية مع التصدير إلى CSV وExcel، ونموذجا 1 و6 للتأمينات الاجتماعية في مصر معبّآن مسبقًا.
أسئلة شائعة
أسئلة عن المستندات
من يتلقى تذكيرات انتهاء الصلاحية؟
تتلقاها الموارد البشرية داخل Mira HR وبالبريد الإلكتروني. وإذا بلغ المستند تاريخ انتهائه دون تجديده، يصل التذكير أيضًا إلى مالكي الشركة. أما نهاية العقد محدد المدة فيتلقى الموظف تذكيرًا بها أيضًا.
هل يجدّد Mira HR التأشيرات أو الهويات الإماراتية نيابة عنا؟
لا. يحفظ Mira HR المستندات وتواريخها ويذكّرك في الوقت المناسب، وتجدّد أنت كل مستند عبر القنوات الرسمية ثم ترفع المستند الجديد.
ما المستندات التي تُعدّ إلزامية؟
يتوقف ذلك على دولتك وجنسية الموظف. الجميع يحتاج إلى عقد عمل. في الإمارات أيضًا جواز سفر وهوية إماراتية، إضافة إلى تأشيرة إقامة وبطاقة عمل للموظفين الأجانب. وفي مصر الرقم القومي للمواطنين، وجواز سفر وتصريح عمل وتأشيرة عمل للموظفين الأجانب. وتُضاف للجميع الأنواع المخصّصة التي تحددها إلزامية.
هل يمكننا إضافة أنواع مستندات خاصة بنا؟
نعم. أنشئ نوعًا لمستندات الموظفين أو الشركة، وأضف حقولًا نصية أو رقمية أو تاريخًا أو اختيارًا، واختر التاريخ الذي يمثّل تاريخ الانتهاء، وحدّد إن كان المستند إلزاميًا.
ماذا يحدث عند رفع مستند مجدَّد؟
ارفع الملف الجديد إلى المستند نفسه وحدّث تاريخ انتهائه: يصبح الملف الإصدار التالي، وتبقى الإصدارات السابقة في سجل الإصدارات.
هل المستندات وحدة منفصلة؟
لا. المستندات وتتبّع الصلاحية مشمولة في الموارد البشرية الأساسية، إلى جانب ملفات الموظفين والإجازات والتهيئة.
هل يعمل باللغة العربية؟
نعم. تعمل الواجهة بالعربية من اليمين إلى اليسار وبالإنجليزية أيضًا، وتظهر أنواع المستندات المدمجة بلغة الواجهة.
من المدوّنة
أدلةأمن بيانات الموارد البشرية في السحابة: الإمارات ومصر
قبل نقل الموارد البشرية إلى السحابة، تحقّق من مكان استضافة البيانات وتشفيرها، ومن توافقها مع قانون حماية البيانات في الإمارات والقانون المصري 151 لسنة 2020.
رؤىكم تكلّف الموارد البشرية الورقية في الإمارات ومصر؟ (2026)
تكلّف الرواتب اليدوية والملفات الورقية شركات الإمارات 350,000–500,000 AED سنويًا، وشركات مصر 144,000–288,000 EGP في تصحيح الأخطاء وحده، قبل الغرامات.
الامتثالالامتثال في الموارد البشرية والرواتب في الإمارات: دليل 2026
مواعيد WPS ومكافأة المادة 51 وحصص التوطين واشتراكات GPSSA — ما يحتاجه صاحب العمل في الإمارات للامتثال في 2026، بالصيغ ومبالغ الغرامات.
جهّز الموارد البشرية لشركتك في 10 دقائق
دون رسوم تنفيذ. ألغِ في أي وقت.